Официально деловое письмо

В процессе деятельности юридические лица и индивидуальные предприниматели, как правило, ведут активную переписку с гоcударственными органами, контрагентами. Для соблюдения делового этикета имеет важное значение правильное составление делового письма.

Кроме того, письмо в рамках деловой переписки может быть письменным доказательством в арбитражно-процессуальном доказывании, которое удостоверяет или излагает факты и обстоятельства, имеющие значение для правильного разрешения спора, когда способ его составления позволяет установить достоверность документа.

Итак, рекомендации по составлению делового письма включают в себя следующее:

1. Деловое письмо составляется в произвольной форме, но оформляется в соответствии «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, введен в действие с 01.07.2018).

writing-3374033_1920
  • 2. При оформлении делового письма используются реквизиты:товарный знак (знак обслуживания) (при наличии);
  • наименование юридического лица;
  • должность лица — автора документа;
  • справочные данные об юридическом лице;
  • адресат;
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • заголовок к тексту документа;
  • ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа;
  • текст документа;
  • отметка о наличии приложений;
  • виза согласования документа (при необходимости);
  • подпись должностного лица;
  • отметка об исполнителе документа.

3. Деловое письмо может быть на бумаге или в электронной форме.

4. Деловое письмо может быть оформлено на одном листе. При создании делового письма на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

5. Для оформления делового письма рекомендуется использовать размеры шрифтов № 12, 13, 14.

6. Абзацный отступ текста делового письма — 1,25 см.

  • текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала;
  • интервал между буквами в словах — обычный;
  • интервал между словами — один пробел.

7. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

8. Заголовок к тексту — краткое содержание делового письма. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

  • письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст делового письма не превышает 4 — 5 строк.

9. В деловом письме используются формы изложения:

  • от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);
  • от третьего лица единственного числа («общество не возражает…», «общество считает возможным…»);
  • от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В тексте делового письма употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

10. Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланке юридического лица в соответствии с уставом. Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами юридического лица — автора документа, или слева на уровне наименования юридического лица — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланке документа может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

11. Наименование юридического лица — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе). Под наименованием юридического лица в скобках указывается сокращенное наименование юридического лица, если оно предусмотрено уставом.

12. Справочные данные о юридическом лице указываются в бланке письма и включают: почтовый адрес юридического лица (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты.

В состав справочных данных, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

writing-pad-3229690_1920

13. Дата документа соответствует дате подписания документа или дате события, зафиксированного в документе.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

  • арабскими цифрами, разделенными точкой: 01.01.2020;
  • словесно-цифровым способом, например: 1 января 2020 г.

14. В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234.

Пример.

ООО «Профиль»

Профсоюзная ул., д. 80, офис 2

Москва, 118333

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес.

Пример.

Фамилия И.О.

Садовая ул., д. 10, кв. 10,

г. Люберцы, Московская обл., 300333

При отправке письма по электронной почте (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример.

ООО «Профиль

profil@mail.ru

15. Регистрационный номер делового письма — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловом письме могут использоваться:

  • вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

  • заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

В деловых письмах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

  • если приложение названо в тексте:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

  • если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

Приложение: 1. Копия платежного поручения № 2 от 13.01.2020 на 5 л. в 1 экз.

2. Акт сверки взаимных расчетов за период с 01.01.2019 по 31.12.2019 на 2 л. в

1 экз.

  • если приложение (приложения) сброшюрованы:

Приложение:

отчет об оценке объекта в 2 экз.

writing-3374234_1920

16. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример.

Генеральный директор Подпись И.О. Фамилия

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример.

Генеральный директор

ООО «Профиль» Подпись И.О. Фамилия

При оформлении делового письма на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример. Подпись И.О. Фамилия

17. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

18. Деловые письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью юридического лица. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

19. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева.

20. Для изготовления бланков делового письма, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4.

Каждый лист делового письма, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Бланки деловых писем на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем юридического лица.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений